Vídeos

En este apartado podemos encontrar ordenado el indice de ayuda para las diferentes configuraciones de KMKey. En cada apartado disponemos de links a temas de ayuda en formato vídeo.  Para utilizar la ayuda se puede acceder mediante una busca directa en Google con las palabras relevantes del tema de vuestro interés o sencillamente buscándolo en el índice disponible en esta sección.

Qmkey-Quality-gestion-calidad

General

Visión general del funcionamiento

¿Cómo mantener la Gestión de un Sistema de Calidad y adaptarlo a las necesidades de cada organización?

En este vídeo vemos las prestaciones y la flexibilidad de KMKey Quality para adaptarse a las necesidades de planificación, gestión y control de todo Sistema de Gestión de la Calidad, pudiendo adaptarse a cualquiera de las normativas existentes u organizarse según la estructura de procesos de cada empresa. Adaptado a los ciclos normativos de Control de la Documentación del Sistema y Gestión de Versiones.

Procesos

Sistema de Gestión basada en procesos

¿Cómo proceder a realizar el alta de un nuevo proceso en la aplicación?

KMKey tiene un enfoque basado en Procesos, una vez identificados los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de nuestra organización, los alimentamos en la aplicación y obtenemos una representación gráfica de todos ellos desde el “Mapa de Procesos”.

Recursos

Organización Recursos

En este vídeo se presenta cómo con KMKey Quality podemos mantener nuestra estructura organizativa, definiendo cargos, las fichas de los empleados que la componen, gestionando planes de formación interna e inventariando recursos de infraestructura con sus respectivos planes de mantenimiento.

Con KMKey Quality es muy sencillo registrar y mantener al día los integrantes de la empresa, sus cargos, nivel jerárquico así como su pertenencia a un Departamento determinado. Además se puede visualizar dicha estructura o se puede obtener un listado de cargos general de todos los departamentos de la empresa o institución.

¿Cómo realizar el alta de un cargo dentro del organigrama?
Para reflejar el organigrama de nuestra empresa en la aplicación, en primer lugar hay que definir el cargo máximo que representa la máxima autoridad de nuestra organización y a partir de él representar las dependencias entre cargos/responsabilidades dentro de KMKey.

¿ Cómo realizar el alta de un nuevo usuario en KMKey Quality ?
En la siguiente grabación mostramos un ejemplo de como dar de alta un usuario administrador en la aplicación mediante la asignación del Perfil KMKey Responsable de calidad.

Documentos

Gestión Documental normativa y Gestión de Versiones

¿Cómo mantener la Gestión Documental de un Sistema de Calidad? Ciclo Documental Normativo y Gestión de Versiones.

KMKey Quality incorpora un Gestor Documental donde almacenar las distintas revisiones de los documentos propios de un sistema de calidad. En este vídeo podremos ver los procedimientos básicos para el inicio del ciclo documental completo de un documento. KMKey Quality permite la elaboración colaborativa de documentos, gestionando la edición, la revisión y la aprobación de los mismos, integrando además un sistema de notificaciones digitales por email que facilita la comunicación a los diferentes usuarios.

¿Cómo definir los repositorios de documentación y la estructura de carpetas para organizar nuestra documentación?

KMKey Quality permite organizar la documentación definiendo una estructura de carpetas desde diferentes puntos de vista: Basado en la norma, siguiendo una jerarquía departamental, por área de producción, por procesos, etc.
En primer lugar tenemos lo que llamamos repositorios de documentación y en su interior podemos añadir:
– Carpetas ISO para aquellos documentos controlados tal y como pide la norma, es decir se puede aplicar el ciclo de edición, revisión y aprobación de Documentos ISO.
– Carpetas normales, para alojar todos aquello documentos no sujetos al ciclo de revisión de documentos ISO, pero que si queremos controlar sus versiones.

¿Cómo aplicar los permisos sobre una estructura de carpetas dentro de un repositorio de documentación controlada?

Una vez definida la estructura de carpetas, procedemos a aplicar a nivel de grupo o de usuario individual los permisos de: Acceso Proyecto, Aprobador, Editor, Revisor, Lector Expediente, Propietario y Solicitante. Los cuales determinaran el nivel de acceso y de acciones a realizar por los usuarios de la aplicación.

¿Cómo realizar la carga inicial de un documento preexistente ya aprobado?

Una vez definida la estructura de carpetas de documentación y aplicados los permisos mediante la asignación de grupos / usuarios en la matriz de responsabilidades, ya estamos en disposición de cargar nuevos documentos en el sistema de gestión de calidad.

Mejora

Procedimientos

Vídeo Presentación de los procedimientos que podemos gestionar desde la solapa de MEJORA.

Mediante esta solapa la plataforma KMKey Quality permite abordar los procedimientos de: Auditorías, No conformidades (reales y potenciales), Acciones correctivas, Acciones preventivas y Acciones de mejora.

Creación, seguimiento, y control de No Conformidades y su vinculación con Acciones Correctivas/Preventivas.

¿Cómo mantener el registro de las No Conformidades y su vinculación con las Acciones Correctivas/Preventivas asociadas?

KMKey Quality incorpora un flujo de trabajo específico para el registro de las No Conformidades así como de las posibles Acciones Correctivas/Preventivas que se pudiesen derivar. El ciclo comprende la intervención de distintas personas que trabajan con diferentes “roles” y abarca desde del alta de la No Conformidad hasta la resolución y cierre de la/s Acciones Correctivas que se asocien. Este flujo incorpora una gestión de fechas, así como el registro de las acciones propias a cada uno de los “roles” que intervienen: Coordinador de calidad, Implementador de la AC/AP, Verificador, etc. Al término del ciclo se pueden obtener Informes de cada No Conformidad o listados de las NC y AC/AP’s registradas.

En este video podemos contemplar un ejemplo de como gestionar una No Conformidad Real con la versión Zapata de KMKey Quality.

Seguimiento

Procedimientos

Presentación de los procedimientos que podemos gestionar desde el apartado de SEGUIMIENTO.

KMKey Quality desde este punto de menú nos permite realizar la gestión de los siguientes cinco procedimientos: Comités de Calidad, Revisión de Dirección, Indicadores, Objetivos y Registros.

Indicadores

En este vídeo se muestra cómo con KMKey Quality podemos realizar el registro y mantenimiento de un sistema de Indicadores que permita a la empresa u organización que lo utilice una mejor comprensión de los datos que genera.

Ejemplo simple en la versión Zapata de cómo con KMKey Quality se puede mantener un sistema de Indicadores y obtener una información concisa que permita analizar y comparar los datos en distintos períodos de tiempo, facilitando la gestión y la toma de decisiones en el SGC.

Riesgos

En este vídeo se muestra cómo con KMKey Quality podemos dar de alta riesgos y hacer el seguimiento de su disminución tras las tareas emprendidas a tal efecto.

Para ser conforme con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 las organizaciones necesitan identificar, planificar e implementar acciones para abordar los riesgos. KMKey Quality responde con un Sistema de Gestión de Riesgos, que permite la identificación de los posibles problemas que puedan afectar al sistema de calidad, a la conformidad del producto o a los servicios que ofrece nuestra organización. Mediante una evaluación del riesgo determinaremos su importancia, la probabilidad de que ocurra, la gravedad y la oportunidad de detección. Una vez clasificado el riesgo, la aplicación posibilita determinar las acciones y medidas a tomar para reducir o eliminarlo en función de la posibilidad de que ocurra.

Registros

En este vídeo se muestra cómo con KMKey Quality podemos crear plantillas de registros y utilizarlas para crear contenedores de registros y alimentar los seguimientos con la periodicidad programada.

Los registros de Calidad deben establecerse y mantenerse para suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Calidad. Estas evidencias de las tareas realizadas son el modo de plasmar el estado del buen funcionamiento de las actividades de cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad. Es preciso por tanto gestionarlas adecuadamente y la Norma Exige que exista un proceso dedicado a la Gestión de Registros del Sistema y KMKey Quality es la herramienta idónea para ello.

Requisitos Legales y Reglamentarios

Tal y como requiere la norma ISO, la organización debe demostrar que los requisitos legales y reglamentarios aplicables a sus productos y servicios han sido propiamente identificados, están disponibles y son de fácil recopilación.

Gracias a KMKey Quality podremos realizarlo de una forma ágil y sencilla, la herramienta nos facilitará la identificación, cumplimiento y evaluación periódica de los requisitos legales y reglamentarios. Este es un nuevo procedimiento que está activo únicamente en la versión MultiSede. El Consultor define una única vez todos aquellos Requisitos legales y reglamentarios aplicables a los productos y servicios de los centros que gestiona. Posteriormente copia al centro de trabajo todos aquellos Requisitos que son aplicables a la organización destino. A partir de este momento al usuario “Responsable de Calidad” del centro deberá rellenar la Solapa de “Cumplimiento Requisito” para reflejar la evidencia de que está cumpliendo con el requisito legal.

Partes Interesadas

Partes Interesadas/Stakeholders

Presentación de los procedimientos que podemos gestionar desde la solapa de PARTES INTERESADAS.

En la versión ISO 9001-2015 aparecen los Stakeholders o partes interesadas, con KMKey Quality vamos a poder realizar su gestión y bajo esta solapa distinguimos dos grandes bloques: En un primer bloque registraremos y dejaremos evidencias de la relación de nuestra empresa con clientes, proveedores y otras partes. De cara a los proveedores, tal y como nos pide la norma podremos realizar evaluaciones periódicas. El segundo bloque está más orientado a clientes y corresponde a los procedimientos de Quejas/Solicitudes/Reclamaciones y Encuestas.

Proveedores

En el siguiente vídeo mostramos el procedimiento de registro y evaluación de Proveedores con la aplicación KMKey Quality.

Desde un proceso de compras veremos la gestión de nuestros proveedores, como realizar una evaluación inicial o periódica para conocer su comportamiento y obtener una valoración de calidad de cada proveedor, finalmente generaremos varios informes entre ellos el listado de proveedores aprobados que satisfacen las necesidades de compra de nuestra organización.

Pmkey-Project-Manager

General

Gestión y Control de Proyectos en un minuto

¿Cómo mantener la gestión y el control de los proyectos en curso?

En este vídeo vemos cómo a partir de unos indicadores básicos, KMKey facilita la gestión y el control de los proyectos que están iniciados y con tareas en marcha, detectando las desviaciones que se producen, tanto en calendario, como en esfuerzo o en economía, y mediante sencillos procedimientos, gestionar la información resultante y obtener informes de cada actividad emprendida.

Ejes de un proyecto

Funcionamiento de la aplicación orientada a los cuatros Ejes: Tiempo, Esfuerzo, Economía e Información.

En este vídeo dividido en cuatro partes vemos las prestaciones de KMKey en la planificación, gestión y control del desarrollo de los proyectos que permiten su seguimiento, registro y análisis en cuatro posibles ejes: Economía, Esfuerzo, Tiempo e Información.

Patrones de Trabajo

¿Cómo utilizar diferentes patrones para diferentes tipos de Proyectos?

En este vídeo podemos ver el principio de funcionamiento de KMKey basado en patrones de trabajo. Mediante este recurso, todas aquellas actividades que se puedan dividir en tareas y que sean susceptibles de repetirse en el tiempo en la actividad diaria de nuestra organización, pueden agruparse bajo un mismo patrón de trabajo. A partir del mismo, las tareas, su inicio y duración, su responsable, el esfuerzo previsto así como su flujo de circulación interno o sus permisos de acceso, pueden quedar programados en un “patrón de trabajo“.

Planificación

Planificación de Proyectos y Tareas

¿Cómo establecer o modificar la planificación de mis proyectos?

En este vídeo vemos los procedimientos y las herramientas básicas de KMKey para la planificación de nuestros proyectos . En función del patrón de trabajo escogido, tanto la estructura de tareas como la duración y el esfuerzo a emplear en las mismas ya estarán preconfigurados. El cálculo de fechas de inicio y final de cada tarea es automático aunque, luego podamos editar dicha previsión y adaptarla a las necesidades de cada proyecto. También se muestra como realizar la planificación y asignación de los recursos tanto humanos como económicos.

Planificación de Esfuerzo y Asignación de Recursos

¿Cómo Planificar el Esfuerzo y Asignar los Recursos necesarios para mis proyectos?

En este vídeo se da un repaso a los elementos básicos de KMKey para la planificación del esfuerzo necesario en cada tarea de nuestros proyectos (programados en el patrón de trabajo escogido), así como a los procedimientos generales para la asignación de recursos a un proyecto. A continuación se muestran ejemplos de asignaciones de esfuerzo a recursos durante distintos períodos (día a día, semanalmente) incluyendo ejemplos de asignaciones periódicas para cubrir períodos superiores a la semana.

Planificación Económica. Ciclo Previsión >> Presupuesto >> Factura.

¿ Cómo incluir Previsiones de Ofertas y realizar el ciclo Presupuesto > Factura ?

En este vídeo podemos ver cómo incluir previsiones económicas en nuestros proyectos y, a partir de las mismas, poder efectuar todo el ciclo comercial/administrativo de una Oferta/Presupuesto que a posteriori (una vez aceptada), se convertirá en factura legal, numerada correlativamente y con el cálculo de tasas incluido.

Gestión

Gestión de los Proyectos y Tareas.

¿Cómo gestionar los distintos tipos de informaciones relativas al desarrollo de nuestros proyectos?

Mediante la introducción de distintos tipos de “píldoras” de información, asociadas a la tarea donde se producen, y pensando en un entorno de trabajo colaborativo, con KMKey podremos ir registrando, elaborando y reflejando, toda la información que acontece en el desarrollo de cada tarea. Desde la edición y gestión de notas internas, la recopilación de documentos externos o generados a partir de las informaciones recogidas, los emails enviados y/o recibidos, las anotaciones de esfuerzo o los registros de la actividad económica realizada, los progresos de tarea realizados, etc. todo puede quedar registrado.

Gestión de Documentos y Versiones…

¿Cómo realizar correctamente una gestión documental y un control sobre las versiones?

En este vídeo podemos ver los como se realiza la incorporación de documentos a KMKey. Así mismo se muestran los procedimientos básicos para generar y mantener versiones de dichos documentos mediante el uso de las acciones “Generar Versión”, “Modificar” y “Validar versión”. También se muestran ejemplos de documentos que necesitan ser revisados y aprobados por otros colaboradores en el proyecto o la correcta gestión de versiones almacenadas.

Control

Control de los Proyectos y Tareas.

¿Cómo controlar la marcha de las tareas y proyectos? Elementos de Control.

En este vídeo se muestra los procedimientos y herramientas que dispone KMKey para el correcto control y seguimiento de cada tarea de nuestros proyectos y de estos en general. Mediante una serie de recursos y visualizaciones gráficas muy intuitivas y sencillas de realizar, podemos tener a la vista los adelantos o retrasos registrados sobre las planificaciones efectuadas. Visualizaciones de Gráficos Gantt, Fechas de Inicio y Final, Esfuerzo empleado, el acceso inmediato a piezas de información concretas, su ajuste a las previsiones económicas, Semáforos de control, etc. Se muestran ejemplos obtención de Informes.

HDkey-HelpDesk-Manager

General

Visión general de la aplicación KMKey HelpDesk

HelpDesk, es un software web de gestión de incidencias para servicios IT de soporte y gestión de recursos.

En este vídeo presentamos de forma general KMKey HelpDesk, un software diseñado para dar respuesta a la gestión de los servicios IT de un Centro de Atención al Usuario CAU / HelpDesk.  Gestión de contratos, inventarios de sistemas y elementos a mantener, registro y resolución de incidencias, planificación, seguimiento y control de tareas preventivas, etc.

Resolución de Incidencias

¿Cómo registrar y gestionar una incidencia, desde su recepción hasta su solución, incluyendo su cierre? Ciclo completo de una Incidencia.

En este vídeo se muestra de forma general, el registro y la gestión de una incidencia, desde su llegada al centro hasta su solución y cierre. Se muestran toda la serie de automatismos, notificaciones entre participantes y otras prestaciones básicas de KMKey Help Desk.

Planificación y Gestión de Mantenimientos Preventivos

¿Cómo registrar, planificar y gestionar un Mantenimiento Preventivo, desde el momento de su alta, su asignación a un receptor y la primera intervención del mismo?

En este vídeo se muestra los procedimientos para dar de alta un mantenimiento preventivo asignado a un elemento, su planificación y la gestión que podemos efectuar con KMKey Help Desk.

Creación de Contratos de Servicio y de Elementos a mantener

¿Cómo dar de alta a un cliente, a un contacto de cliente, a un contrato de servicio y a un elemento a mantener?

En este vídeo se muestra los procedimientos para dar de alta un cliente, asociarle un contacto, dar de alta un contrato de servicio y un elemento a mantener con simples operaciones de KMKey Help Desk.

Informes y Listados

¿Cómo obtener informes y listados de todas las actividades realizadas con KMKey Help Desk?

En este vídeo se cómo cómo obtener informes y listados de todas las actividades realizadas con KMKey Help Desk y obtener la información relativa a las incidencias, los contratos de servicio, los elementos a mantener, el esfuerzo realizado, los clientes y los contactos asociados.

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