PROCESOS
RECURSOS
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
MEJORA
SEGUIMIENTO
PARTES INTERESADAS
QMKey es un software de gestión de calidad ideal para la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de cualquier tipo: normas ISO (9001, 14001, 45001,2200, 17025, 13485, 27001 etc), APPCC, BRC, IFS, FSSC 22000, Fertilizantes, etc. De esta manera, podremos realizar los trabajos relativos al Sistema de Calidad vía web, de una forma sencilla, eficiente y coordinada entre todos los usuarios de la herramienta. Su uso sencillo e intuitivo, su acceso universal y su entorno colaborativo, hará más fácil la tarea de gestionar la calidad utilizando menos recursos y sin papel.
Todas los configuraciones específicas tienen como base QMKey y contienen todas sus funciones con estructura ISO 9001:2015. Para soluciones enfocadas a un sector o norma concreto, añadimos funciones y configuramos parte de la solución, por ejemplo para SGI o QMFood.
Las funciones de QMKey van agrupadas en los siguientes tabuladores: procesos, recursos, gestión documental, mejora, seguimiento y partes interesadas. Estos tabuladores se activan o desaparecen, en función de la norma disponible o de los permisos concedidos.
MAPA DE PROCESOS
Permite definir la organización por procesos y dibujar de forma automática un diagrama (Mapa de procesos).
RECURSOS
Recursos humanos: indicar qué personas están dentro del Sistema de Gestión de la Calidad SGC (Personal), los cargos que ocupan dentro del organigrama de la institución (Cargos) y las responsabilidades inherentes a cada cargo (Perfiles KMKey). Gestión de las capacitaciones (Formación) y relación con las personas que las realizan.
Infraestructura: Permite dar de alta la maquinaria, equipos, edificios etc. de los que disponemos para llevar a cabo la actividad de la empresa. Podremos realizar y controlar calibraciones y mantenimientos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Permite gestionar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC en vigor, el histórico de los mismos y su distribución dejando registro de la misma. Además, permite la elaboración colaborativa de documentos a través de Internet, gestionando la edición, la revisión y la aprobación de los mismos por los usuarios designados. Integra un sistema de notificaciones internas o por e-mail que facilita la comunicación a los diferentes usuarios avisando de las acciones que debe realizar respecto a cada documento.
MEJORA
Auditorias: Generar planes de auditoría. lanzar programación de las auditorías. Gestionar y controlar su realización. Relacionar con los hallazgos y “no conformidades” que se detecten.
No conformidades: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las no conformidades recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC. en caso de ser necesario podremos lanzar acciones inmediatas o de contingencia.
Acciones correctivas: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones correctivas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC. Podremos relacionarlas con la o las No Conformidades que las generaron.
Acciones de mejora: Permite registrar y realizar el tratamiento de las acciones de mejora recibidas, así como el seguimiento y cierre de las aprobadas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC.
SEGUIMIENTO
Comités de calidad: permite organizar dentro del sistema las reuniones de cualquier tipo de comités. Desde la convocatoria hasta el registro de los resultados de las mismas.
Revisiones por la dirección: permite enviar las convocatorias, registrar los resultados de las mismas y realizar el seguimiento de los acuerdos tomados.
Objetivos: Permite conocer los objetivos de la organización aprobados y dejar registro del seguimiento de los mismos. Podemos relacionarlos con los indicadores y los procesos.
Indicadores: Permite conocer los indicadores definidos para los procesos de la organización y dejar registro del seguimiento de los mismos. Cualquier tipo de indicador. numérico, porcentaje, select etc..
Riesgos: Definimos el riesgo, asociamos indicadores, con la frecuencia escogida se analiza el riesgo, se gestionan tareas o asocian acciones correctivas destinadas a disminuirlo. Posteriormente, se vuelve analizar según la matriz definida y evaluamos si ha disminuido producto de las acciones. La definición del riesgo y la matriz utilizada, son personalizadas.
Cuadro de mando: De un vistazo, podemos saber el estado de los objetivos, podremos hacer el “check” y tomar decisiones en la Revisión por la dirección.
Registros: Podemos diseñar un formulario para recoger todo tipo de información y tener disponibles los registros correspondientes. Ejemplos: temperaturas, análisis de aguas, revisiones de elementos , inspecciones de limpiezas, reparto de EPIs, check lists para Auditorías etc. En caso de incidencia, puede avisar a los responsables y abrir una No Conformidad de forma automática.
Requisitos: Mediante esta función podemos gestionar los requisitos legales o de otro tipo que debemos cumplir en un determinado periodo de tiempo. Recibimos avisos cuando hay que renovar o solicitar uno.
PARTES INTERESADAS
Clientes: permite generar y lanzar encuestas a una lista de personas para evaluar cualquier acontecimiento. En concreto, se puede lanzar una encuesta para evaluar la satisfacción de los clientes sobre un producto y servicio. Se pueden generar estadísticas de forma automática.
Proveedores: permite gestionar los proveedores, evaluar, hacer el seguimiento etc. Gestión de las evaluaciones, avisos, recogida de evidencias…
Otras partes: para administraciones, terceros, etc.
Encuestas de satisfacción de los usuarios de los servicios: permite acceder a los registros de las mediciones de la satisfacción de los usuarios de los servicios y seguir su evolución, así como realizar el seguimiento de las acciones definidas en función del análisis de los resultados obtenidos.
Quejas, reclamaciones y sugerencias: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las reclamaciones y quejas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC.
Solicitudes: Aprovechando la estructura de sedes y cargos, podremos gestionar una solicitud de cualquier tipo, su flujo de aprobación o denegación y la comunicación del resultado al solicitante.
Configuraciones específicas:
ISO 9001:2015
Desde la salida de la nueva versión ISO 9001:2015 en Septiembre de 2015 disponemos una versión de KMKey Quality para dar respuesta al nuevo enfoque. Basada en la configuración disponible de ISO 9001:2008 hemos realizado las adaptaciones que sugiere la nueva versión.
Siendo los mas destacados:
Riesgos
- Gestión de Riesgos: utilizamos la herramienta ya disponible para la gestión de los Riesgos donde podemos definir los indicadores de probabilidad e impacto, generar nuestra propia matriz de riesgos y evaluar la importancia de estos. Lanzamos acciones que nos lleven a su disminución y valoramos la efectividad de estas, entrando así en un proceso continuo de mejora.
MEJORA Y CAMBIO:
- Proyectos y acciones de mejora : Substituyendo las acciones preventivas, el enfoque hacia proyectos de mejora y cambio tiene cobertura en esta nueva versión gracias a las herramientas de gestión de tareas que podemos encontrar en OBJETIVOS y RIESGOS.
LIDERAZGO:
- Énfasis en el liderazgo Mediante las herramientas de CUADRO DE MANDO y REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN, se facilita a la dirección disponer de una visión centralizada y actualizada de la marcha del Sistema de Gestión y permite la toma de decisiones, puesta en marcha y seguimiento de acciones o proyectos de mejora.
COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN:
- Notificaciones y acceso a la información: Ya existente en la versión anterior, la versatilidad del sistema de avisos y notificaciones nos facilita la estrategia de comunicación para que todos los integrantes de la organización participen de los beneficios derivados de la implantación y uso del sistema de gestión.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Integración de ISO 9001, 14001 y ISO 45001:
KMKey Quality (QMKey) es un software de gestión de calidad ideal para la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de calidad (SGC) de cualquier tipo: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc, o de una combinación de los mismos, facilitando la gestión de un sistema integrado.
Las funcionalidades van agrupadas en tabuladores que se activan o desaparecen, en función de la norma disponible o de los permisos concedidos. Dispone de las funcionalidades activas en la configuración ISO 9.001:2015, alas que se añaden las funcionalidades necesarias para las normas ISO 14.001 y ISO 45.001 y se generan los indicadores, objetivos y riesgos particulares de estas normas.
SEGUIMIENTO:
- Objetivos ambientales y de seguridad y salud: permite adaptar los objetivos para estas normas y definir específicos para cada area y sector.
- Indicadores: Es la misma herramienta, pero gracias a su capacidad de configuración se puede adaptar a objetivos ambientales y de seguridad. Seguimiento de los objetivos mediante un Cuadro de Mando.
- Riesgos: Definimos el riesgo, asociamos indicadores, con la frecuencia escogida se analiza el riesgo, se gestionan tareas o asocian acciones correctivas y/o preventivas destinadas a disminuirlo. Posteriormente, se vuelve analizar según la matriz definida y evaluamos si ha disminuido producto de lasm acciones. La definición del riesgo y la matriz utilizada, son personalizadas.
- Registros: Podemos diseñar un formulario para recoger todo tipo de información , también ambiental (recogida de residuos, resultados de análisis etc..) y de seguridad y salud (absentismo, accidentes laborales etc..)
QMFOOD (INOCUIDAD ALIMENTARIA)
ISO 22.000, BRC, APPCC, IFS, Global Gap..
La revisión de 2015 de la norma, unifica la estructura y hace que todas las normas de la familia ISO trabajen según la nueva versión ISO 9001:2015. Por tanto, utilizando las funcionalidades que componen KMKey Quality (QMKey) podremos gestionar un sistema basado en esta norma.
Aunque difiera en algo el contenido, al disponer de gestión APPCC (HACCP), podemos también gestionar otras normas como BRC, IFS, FSSC 22000 utilizando las mismas herramientas.
QMFood dispone de TODAS las funciones disponibles en QMKey . Además, para poder trabajar la inocuidad alimentaria añadimos algunas funcionalidades al software base, siendo las mas destacadas:
ANÁLISIS DE PELIGROS Y PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL (APPCC):
- Control APPCC: Mediante las herramientas disponibles podremos establecer un sistema de vigilancia de los Puntos Críticos de Control. A través de registros, indicadores o Riesgos, podremos establecer el sistema de vigilancia, gestionar las anomalías y guardar las evidencias, tanto del problema como de la solución. Estas acciones podrá realizarlas tanto de forma periódica como puntual.
REGISTROS:
- Gestión de registros: utilizamos la herramienta ya disponible para la gestión de los Registros donde podemos definir tantos cuantos queramos a partir de plantillas. Las plantillas son plenamente configurables y nos sirven para trabajar los registros mas habituales adaptados a nuestra idiosincrasia: Temperaturas, Residuos, Cuadernos de campo, Limpieza, Incidencias, Análisis biológicos .. son solo unos ejemplos de las plantillas disponibles. Una vez disponible la plantilla se escogen responsables, periodicidad y se lanza una planificación. El encargado de realizar el registro dispone de un calendario de trabajo y también la posibilidad de lanzar una No Conformidad en caso de que lo observado en el registro lo aconseje, notificando al responsable
MEJORA Y CAMBIO:
- Proyectos y acciones de mejora : Substituyendo las acciones preventivas, el enfoque hacia proyectos de mejora y cambio tiene cobertura en esta nueva versión gracias a las herramientas de gestión de tareas que podemos encontrar en OBJETIVOS y RIESGOS.
QM FERT (Fertilizantes)
QM FERT: Gestión de Calidad para fertilizantes.
QM FERT es un software de gestión desarrollado conjuntamente entre la empresa Earcon y Sinergis.
Diseñado para dar respuesta a los requisitos de calidad incluidos en el Reglamento Europeo de Fertilizantes con MARCADO CE, es adecuado también para la gestión de normas generales como son ISO 9001:2015, Medio Ambiente ISO 14001:2015 y Seguridad Laboral OHSAS 18001:2007.
Es una solución preparada y planificada para que el cliente pueda comenzar a trabajar con ella desde el primer día con procesos, documentos y registros adaptados a los procesos habituales en la industria de los fertilizantes y afines.
Las funciones van agrupadas en tabuladores que se activan ó desaparecen, en función de si es un requisito obligatorio (Reglamento Europeo de Fertilizantes con MARCADO CE) u opcional (Otras normas ISO 9001:2015 de Calidad ISO 14001 de Medio Ambiente ó ISO 45001 de Seguridad Laboral. QM FERT es el software de gestión que encaja perfectamente en la industria de fertilizantes y afines ideal para la implantación y la gestión de la calidad en su empresa. Mediante su uso sencillo e intuitivo, su acceso web, y su entorno colaborativo de trabajo, hará más fácil la tarea de gestionar la calidad de una forma eficiente. El retorno de la inversión está garantizado.
