Sistema de gestión de calidad (SGC): Software ISO 9001

Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Normas ISO (9001, 14001, 45001, 22000, 17025, 13485 etc), APPCC, BRC, IFS, FSSC 22000, Fertilizantes..

Software de gestión de calidad

QmKey es un Software de Gestión de Calidad (SGC) que se comercializa como solución en la nube (SAAS) en sus diferentes configuraciones para normas y sectores: QmKey ISO 9001, QmKey SGI, QmFood, QmFert etc..

El programa de gestión de calidad dispone de las funciones necesarias para la gestión de los diferentes apartados de las normas, que se activan según la configuración seleccionada. Nuestro software SGC lleva incorporado una Gestión Documental pero también las funciones que nos permitirán trabajar otros aspectos directamente en la aplicación: No Conformidades, Acciones, Auditorias, Riesgos, Indicadores, Objetivos, Registros etc.

Una vez puesto en marcha el sistema de gestión de calidad, de forma rápida, eficaz y segura, permite la gestión total de la calidad, sin papel y desde cualquier dispositivo.

QmKey. Plataforma de Gestión Calidad
QmKey. Plataforma de Gestión Calidad

Características principales del programa de gestión de calidad

Gestión ISO de los documentos. Visualización según perfil.

Notificaciones y avisos internos y en el e-mail.

Estructura de permisos por role y/o persona.

Planificación de acciones. Agenda y entrada de información.

Salida de informes en diversos formatos: doc, pdf, odt, xls ..

Posibilidad de enlaces con otras fuentes de información.

Soporte telemático vía chat o videoconferencia

Módulos disponibles en el software SGC

QmKey software de gestión de calidad está, al igual que la norma, enfocado a procesos. Permite definir cada uno de los procesos y su organización, dibujando de forma automática un diagrama interactivo (Mapa de procesos). Cualquiera de las otras funciones hacen referencia a uno o mas procesos y nos permite disponer de toda la información del sistema organizada con este enfoque. Podremos filtrar por cada uno de los procesos y mostrar solo la información relacionada.

Podemos abrir una No Conformidad o generarla desde una auditoría, queja etc en el software ISO 9001..  De ser necesario, podemos abrir una acción de forma inmediata. Una vez comunicado al responsable, se evalúa y analiza, determinan las causas y relacionan No Conformidades similares. Abrimos y gestionamos acciones correctivas, valoramos su eficacia y en caso necesario actualizamos riesgos y oportunidades o realizamos cambios en el sistema.

El software para ISO 9001 permite registrar, planificar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las acciones correctivas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC. Dispone de perfiles para planificar, ejecutar y revisar la eficacia, que pueden ser realizados por diferentes usuarios. Podremos relacionarlas con una o mas No Conformidades que las generaron.

QmKey Software ISO 9001 permite planificar y ejecutar Acciones de mejora detectadas en cualquiera de las funciones existentes: revisiones por la dirección, auditorías, la determinación de necesidades u oportunidades.  Permitimos, de esta manera, mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad.

Con el programa de gestión de calidad podremos determinar las cuestiones del contexto externas e internas pertinentes para el propósito de la organización y su dirección estratégica, y que afectan a la capacidad de lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de calidad. Permite hacer una planificación de su seguimiento, asignar responsable para que lo realice y disponer en QmKey la información pertinente para efectuar su revisión.

Esta función del software de gestión de calidad permite a la alta dirección revisar el sistema de calidad para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. Una vez planificada, la gestionaremos la pudiendo revisar el estado de las acciones derivadas de revisiones previas así como los cambios pertinentes. QmKey sistema de gestión de calidad nos informa en directo del desempeño y eficacia del sistema: satisfacción del cliente, objetivos, desempeño, no conformidades y acciones correctivas, resultados de seguimientos y auditorías, desempeños de proveedores etc.. Podemos utilizar esta información en la revisión por la dirección y poder decidir y tomar acciones relacionadas con: oportunidades de mejora, cambios, recursos etc..

Comités de calidad nos permite organizar dentro del sistema de gestión de calidad las reuniones de cualquier tipo de comités o comisiones. Desde la planificación lanzamos convocatoria para todos los usuarios con la información respecto a la reunión, aviso automático, respuesta de los participantes, preparación de la información a tratar .. Cuando se efectúa la reunión disponemos «on line» la información en QmKey y podemos registrar los acuerdos y las evidencias, así como planificar acciones a realizar con sus responsables y plazos.

Objetivos: El software SGC permite conocer los objetivos de la organización aprobados y dejar registro del seguimiento de los mismos. Podemos relacionarlos con los indicadores y los procesos.

Agrupamos en esta función aquellas partes interesadas pertinentes al sistema de gestión de calidad que no gestionamos en los apartados de organización, clientes o proveedores. Habitualmente estamos hablando de administración, grupos de interés, empresas afines o competidores. Está abierto al enfoque que su organización quiera darle. Podrá llevar su gestión y seguimiento en esta función de QmKey.

Registros: Podemos diseñar un formulario para recoger todo tipo de información y tener disponibles los registros correspondientes. Ejemplos: temperaturas, análisis de aguas, revisiones de elementos , inspecciones de limpiezas, reparto de EPIs, check lists para Auditorías etc.

Podemos planificar puntos críticos a controlar con diferentes periodicidades. Asignar responsables que podrán ver en su agenda o bien mediante avisos, cuando han de proceder. Recogen mediante un registro los datos relevantes, introducen evidencias y si es necesario puede abrir una No Conformidad o realizar una Acción.

La función para Recursos Humanos (RR.HH.) nos permite indicar qué personas están dentro del Sistema de Gestión de la Calidad SGC (Personal), los cargos que ocupan dentro del organigrama de la institución (Cargos) y las responsabilidades inherentes a cada cargo (Perfiles KMKey). Gestión de las capacitaciones (Formación) y relación con las personas que las realizan.

Encuestas: permite acceder a los registros de las mediciones de la satisfacción de los usuarios de los servicios y seguir su evolución, así como realizar el seguimiento de las acciones definidas en función del análisis de los resultados obtenidos.

QmKey permite gestionar Auditorias previamente planificadas para informar acerca de si el sistema de gestión de calidad es conforme con los requisitos de la organización, de la norma internacional y asegurarse de que ésta se implementa y mantiene eficazmente. Permite generar planes de auditoria. Lanzar programación de las auditoras. Definir criterios y alcance. Seleccionar auditores y equipos.  Gestionar y controlar su realización. Relacionar con los hallazgos y «no conformidades» que se detecten.Realizar acciones correctivas.  Conservar información documentada y acumular las evidencias. Relacionar con «check-lists» o registros definidos por el usuario.

Permite organizar y gestionar la información documentada necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad SGC. Podemos crear y actualizar con una apropiada identificación , descripción y formato y garantizar la revisión y aprobación por los perfiles adecuados para cada documento. Esta está siempre bajo control en QmKey disponible para cualquier usuario que tenga los permisos adecuados y protegida para cualquier otra vicisitud (pérdida, uso inadecuado, etc..). Desde el sistema podemos gestionar el acceso y uso, su almacenamiento y preservación, el control de cambios y su disposición u obsoletización, dado el caso. Guardando de todo ello, traza, evidencias, fechas, versiones antiguas etc..

Requisitos: Mediante esta función podemos gestionar los requisitos legales o de otro tipo que debemos cumplir en un determinado periodo de tiempo. Recibimos avisos cuando hay que renovar o solicitar uno.

Como complemento al sistema de gestión de calidad, podremos crear indicadores donde guardar valores ya sean numéricos, porcentajes, cualitativos etc.. que podremos utilizar para cálculos de objetivos, riesgos o simplemente utilizar en gráficas y cuadros de mando. La fuente de estos indicadores puede ser interna, con información generada con el uso del propio QmKey o externa, recogiéndola de otros sistemas de forma automática o siendo introducida de forma manual.

Quejas, reclamaciones y sugerencias: Permite registrar y realizar el tratamiento, seguimiento y cierre de las reclamaciones y quejas recibidas en el Sistema de Gestión de Calidad SGC.

Clientes: permite generar y lanzar encuestas a una lista de personas para evaluar cualquier acontecimiento. En concreto, se puede lanzar una encuesta para evaluar la satisfacción de los clientes sobre un producto y servicio. Se pueden generar estadísticas de forma automática.

Proveedores: permite gestionar los proveedores, evaluar, hacer el seguimiento etc. Gestión de las evaluaciones, avisos, recogida de evidencias.

Solicitudes: Aprovechando la estructura de sedes y cargos, podremos gestionar una solicitud de cualquier tipo, su flujo de aprobación o denegación y la comunicación del resultado al solicitante.

Acorde con el pensamiento basado en riesgos de la norma ISO 9001 en su versión 2015, disponemos de una función específica para llevar a cabo este cometido. Podremos definir tantos riesgos como sean necesarios, calcularlos con una matriz construida según los criterios de cada sistema, hacer el seguimiento con la periodicidad deseada y planificar acciones encaminadas a disminuirlos. La gestión de las acciones y las evidencias quedan reflejadas y controladas en QmKey.

Una vez definidos los procesos con sus etapas y fases, podremos analizar cual de ellos puede presentar un peligro y analizarlo. Reflejamos las medidas preventivas y decidimos si se trata o no de un Punto de Control, ya sea crítico o no.

Permite dar de alta la infraestructura necesaria para la implementación eficaz del sistema de gestión de calidad y para la operación y control de los procesos. Entre otros: edificios, equipos, recursos de transporte y dispositivos TIC. . Podremos planificar, adjudicar los trabajos y controlar la realización de mantenimientos y calibraciones, así como guardar las evidencias de cualquier acción llevada a cabo.

Trabajando de forma similar a la gestión de riesgos en QmKey disponemos de una función específica para llevar a cabo la gestión de oportunidades. Podremos definir tantas oportunidades como sea necesario gestionar, calcularlas con una matriz construida según los criterios de vuestro sistema, hacer el seguimiento con la periodicidad deseada y planificar acciones encaminadas a aprovecharlas. La gestión de las acciones realizadas así como  las evidencias, quedan reflejadas y controladas en QmKey.

Podemos definir nuestra tabla de peligros o utilizar la que propone la OMS. Cada uno de los peligros podrá ser analizado y en caso de ser necesario, controlado en las funciones relacionadas: Análisis de peligros y Puntos Críticos de Control (PCC).

Los datos se muestran con las herramientas gráficas y los recursos informativos necesarios para una rápida comprensión del estado de cada uno de los parámetros. Ya sea con una progresión temporal como gráficos de barras, comparativos porcentuales etc.. proporcionando un cuadro de mando a las personas con los privilegios para poder tomar decisiones de una forma muy intuitiva.

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